Dans notre dernier article, nous avons présenté les différents modèles de gestion de portefeuille de projets présents dans le marché.  Ainsi vous êtes en mesure de déterminer l’importance et la portée stratégique de la gestion de portefeuille de projets dans votre entreprise.  Vous avez également compris, que la gestion de portefeuille de projets est une manifestation concrète et directe de la stratégie d’affaires de votre société. Il permet d’identifier le niveau d’innovation de votre société en fonction de vos projets pour supporter la croissance de votre entreprise par les projets.

Cet article expliquera dans le détail la démarche de SIRIUS pour mettre en place une gestion de portefeuille de projets efficace qui a été éprouvée auprès de nombreux clients dans le marché privé comme dans les organismes publics.

Démarche

Le concept de gouvernance est la pierre angulaire pour permettre la réussite de la mise en place de la gestion de portefeuille de projets. Sans lui, la gestion de portefeuille de projets est un concept sans fondement et voué à l’échec dans l’entreprise. Il remet en question la structure de gouvernance actuelle en répondant aux questions suivantes:

• À quelle fréquence, les décisions d’investissements sont-elles prises dans votre organisation (annuellement, par trimestre, de façon « ad hoc » ou sur plusieurs années)?
• Comment les décisions d’investissements sont-elles prises (par consensus, par vote, en groupe ou de façon autocratique)?
• Qui sont les joueurs impliqués dans les décisions (le comité de gestion, le conseil d’administration, le bureau de projets)?
• Quelles sont les limites définies pour la prise de décision (les budgets, la nature et l’envergure des projets)?
• Quels sont les critères qui affectent le processus de décision (les objectifs d’affaires, les retombées, les impacts financiers ou stratégiques et le niveau de risque des projets)?
• Comment les projets sont initiés et priorisés par les dirigeants?

L’utilisation d’une approche progressive jumelée à des séances de sensibilisation et de formation pour les membres de la direction donne généralement de meilleurs résultats.  La section suivante vous donnera un survol des processus à mettre en place pour réussir votre gestion de portefeuille de projet en entreprise.

Processus de gestion de portefeuille de SIRIUS

La gestion de portefeuille de projets implique la mise en place de plusieurs processus qui sont les suivants:

L’identification des projets : Cette étape permet de faire l’inventaire des projets. Elle s’effectue en consolidant toutes les demandes de projet des clients et des différentes directions de l’organisation. Elle constitue une documentation de tous les projets du portefeuille d’investissements ou de revenus de l’entreprise. Elle comprend la définition du projet, le lien avec les objectifs stratégiques de l’entreprise, une définition sommaire des exigences du produit, une liste des principaux biens livrables du projet, une date de livraison du projet, une estimation des ressources humaines, des efforts, des coûts, du matériel et l’équipement nécessaire pour réaliser le projet. Pour que la documentation soit complète, elle inclut une évaluation des bénéfices tangibles et intangibles de chaque projet qui servira à compléter la faisabilité financière du projet.

La catégorisation des projets : Cette étape regroupe tous les projets par catégorie dans le portefeuille de projets. Elle assure à l’organisation, une meilleure répartition des budgets d’investissements ou des revenus en fonction des orientations stratégiques, par direction, par site géographique, par ligne de produits, pour le développement de nouveaux produits, pour l’accroissement des revenus (part de marché), pour maintenir l’innovation technologique, pour respecter les lois et les règlements, pour la recherche et le développement (R-D) et pour le maintien et l’amélioration des infrastructures actuelles de l’entreprise.

L’évaluation des projets : Cette étape analyse et évalue tous les projets afin de faire une recommandation sur la sélection des projets les plus prioritaires pour l’organisation en utilisant les différentes techniques de prise de décision comme un système de pointage, les diagrammes à bulles, des questionnaires ou des listes de vérification.

La sélection des projets : Cette étape analyse la recommandation et sélectionne les projets les plus prioritaires en fonction de la capacité théorique de l’organisation. Elle est réalisée à l’aide de la définition des projets en considérant le nombre de projets à réaliser pour l’année courante, le nombre de ressources humaines disponibles dans l’entreprise (jours ouvrables), le nombre de jours estimés dans les projets choisis, le pourcentage d’affectation des ressources humaines et tout cela selon les budgets d’investissement.

La priorisation des projets : Cette étape révise la sélection des projets. Elle confirme les budgets d’investissements, les priorités des projets et le plan maître des projets avec les dates de livraison.

L’équilibre du portefeuille de projets : Cette étape évalue régulièrement la sélection des projets en fonction de l’avancement réel des projets et de la capacité résiduelle de l’organisation. Elle inclut la révision des budgets d’investissement, l’évaluation systématique des dépenses et des prévisions des projets en cours, la réévaluation de l’affectation et de la disponibilité réelle des ressources, la révision de l’échéancier de livraison des projets en cours, la révision des priorités des projets en fonction des ajouts des nouveaux projets et du changement de statuts de certains projets.

L’autorisation des projets : Cette étape communique formellement les décisions à l’ensemble de l’organisation et elle confirme l’allocation des ressources pour réaliser les projets, les priorités de l’organisation pour les prochains mois, la confirmation des budgets, l’allocation des ressources, l’ajout ou la réaffectation des ressources et les échéanciers de livraison des projets dans le portefeuille de projets.

Le déploiement de la gestion de portefeuille de projets dans votre organisation doit être très flexible pour s’ajuster constamment aux besoins d’affaires et aux membres de votre direction. L’implantation des processus doit inclure une démarche de communication et de gestion des changements. Il n’y a pas de bon moment pour réaliser un processus de changements. La démarche se doit de donner des résultats à court terme pour démontrer sa crédibilité auprès des membres de la direction.

Conclusion

En résumé, la gestion de portefeuille de projets est critique pour une entreprise. Elle permet de reconnaître le besoin d’innover et de développer de nouveaux produits en choisissant les bons projet. Elle aide les dirigeants:

• À mieux choisir les projets à réaliser en fonction des objectifs stratégiques et de la capacité de l’entreprise;
• À obtenir une vision globale de l’avancement de l’ensemble des projets en cours ou en venir de la prochaine année;
• À mieux suivre les dépenses et les prévisions des coûts ou de revenus de l’ensemble des projets;
• À mieux gérer et suivre la capacité à réaliser des projets en fonction du personnel disponible dans l’entreprise (faire plus avec les moyens disponibles);
• À mieux mesurer les interdépendances des projets et à suivre globalement les risques des projets d’investissements.

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