Ce mandat est effectué en mode HYBRIDE (2 jours en présentiel aux bureaux de Québec). Ce mandat est d’une durée de 36 mois.

Activités à réaliser:

• Rédiger les principaux biens livrables de gestion de projet énumérés dans la sous-section « Biens livrables à réaliser » ci-dessous et s’assurer de leur compréhension et de leur approbation;
• Rédiger les demandes d’autorisation pour projets d’investissement (DAPI) ainsi que les demandes de modification (DDM) soulevées en cours de projet et s’assurer de leur compréhension et de leur approbation;
• Guider la rédaction des principaux biens livrables accompagnant les différentes demandes (DAPI, DDM) et permettant l’obtention des autorisations initiales (budgets, délais, portée) ainsi que des autorisations en cours de projet / mandat;
• Gérer l’ensemble des biens livrables relatifs aux projets et mandats et s’assurer d’obtenir l’approbation auprès des représentants désignés par la Société (incluant la gestion documentaire);
• Gérer les risques selon le processus en vigueur et conserver le cap sur les bénéfices attendus;
• Préparer des plans de travail complets (projets, mandats) dans l’outil de gestion d’usage de la Société (SGPE) pour les différentes phases des projets et ce, en étroite collaboration avec le PCO;
• Élaborer des plans de travail de livraison dans l’outil de gestion d’usage de la
• Société pour l’agilité (AzureDevops) pour les différentes fonctionnalités à livrer suivant les cycles trimestriels dictés par le processus de planification collaborative et ce, en étroite collaboration avec les architectes, les PO et le Scrum Master;
• S’assurer de la coordination des dépendances externes à l’équipe de projet et ce, en étroite collaboration avec les intervenants agile (Scrum Master, PO, RTE, etc), ce qui implique de participer activement et avec leadership à l’exercice trimestriel de planification collaborative;
• Préparer et diriger, s’il y a lieu, les comités de mise en production et de gestion du changement (opérationnalisation des projets);
• Effectuer les rencontres de démarrage;
• Préparer et animer les différentes rencontres de suivi ou de reddition de compte des projets et produire les documents de soutien aux rencontres;
• Participer à certains ateliers de travail relatifs aux projets et s’assurer de la production des documents de soutien aux ateliers;
• Participer ou prendre en charge (préparer / diriger) toutes autres rencontres ou présentations pertinentes à la réussite des projets / mandats et rédiger les comptes rendus, s’il y a lieu;
• Élaborer des présentations exécutives lorsque requis et potentiellement, participer ou procéder à leur déploiement;
• Dans une perspective de reddition de compte et de pérennité :
• Documenter de façon rigoureuse les différents registres des projets;
• Fournir en continu les données requises dans les plans de projet et mandats pour la production des différents rapports de gestion (bimensuels, mensuels, trimestriels, etc.) et des tableaux de bord;
• Fournir régulièrement un état des lieux des projets ainsi qu’un état d’avancement des travaux aux directeurs responsables ou aux comités de gouvernance des projets de la Société;
• Représenter les projets à toutes autres tribunes à la demande.
• Dans une perspective de gestion des attentes :
• Échanger au préalable avec les responsables concernés de la Société et ce, pour chaque activité confiée et/ou chaque bien livrable à réaliser, afin de préciser la compréhension de ce qui est à faire et de ce qui est attendu exactement;
• Communiquer au directeur de projet de la Société tout élément susceptible d’avoir un impact sur l’atteinte des orientations et des objectifs (portée, coût, échéance, qualité) afin que les mesures appropriées puissent être prises et ce, le plus rapidement possible;
• Faire valider et approuver les biens livrables par les intervenants ou les comités identifiés lors de la définition des travaux à réaliser.
• Émettre des avis bien argumentés et des recommandations constructives concernant les projets ou la gestion des projets à la Société dans une optique d’amélioration continue;
• Promouvoir et appliquer les pratiques de l’agilité en vigueur à la Société;
• Effectuer le transfert de savoir et de savoir-faire aux ressources internes de la Société afin de soutenir la montée en compétence des chargés de projet internes;
• Réaliser toute autre tâche qui soit nécessaire au bon fonctionnement des projets.

Considérant que les chargés de projet experts assumeront un positionnement de rôle très stratégique auprès des décideurs, ils auront à :

• Collaborer à certains dossiers d’opportunité;
• Collaborer à certains dossiers d’affaires ou stratégiques;
• Formuler, à un niveau exécutif, des avis affaires ou TI bien argumentés et des recommandations constructives concernant les projets dont il a la responsabilité;
• Faire des présentations exécutives à la haute gestion de la Société ainsi qu’aux partenaires externes;
• Être parfois le porteur de la vision des projets dont il a la responsabilité et ce, en appui de proximité aux directions générales;
• Faire partie potentiellement de certains comités afin de discuter de divers points concernant les projets, mais également afin de contribuer au positionnement de la gestion de projet dans le contexte agile et ce, dans une perspective d’amélioration continue.

Qui plus est, considérant que les chargés de projet experts prendront en charge la supervision de l’ensemble des projets appartenant à une direction générale ou à un chantier ou à un groupe de projets, en plus de la gestion du ou des projet(s) au(x)quel(x) ils sont attitrés, ils auront à :

• Rendre des comptes à la gouvernance de portefeuille pour l’ensemble des projets sous sa responsabilité, notamment en regard des bloquants, des enjeux et risques et des demandes en cours ou à venir (DAPI, DDM, etc.);
• Voir à l’assurance qualité des évaluations et des planifications de projet, notamment pour une reddition cohérente et pour des projections justes et réalistes;
• Voir à l’assurance qualité de la gestion documentaire des projets sous sa responsabilité (archivage structuré, homogène et complet) pour une reddition de compte appuyée et pérenne;
• Voir aux calendriers des suivis de gestion des risques et bénéfices;
• Participer activement aux rencontres de démarrages des autres chargés de projet intervenant au sein des projets dont il a la responsabilité;
• Faire un suivi régulier avec les chargés de projet intervenant au sein des projets dont il a la responsabilité et les accompagner dans leur(s) livrable(s) s’il y a lieu;
• Participer aux rencontres visant l’amélioration continue des façons de faire et le développement de la communauté de pratique en gestion de projet

Biens livrables :

• Organigrammes de gouvernance (représentations exhaustives incluant pour chacun les modalités de récurrence);
• Feuilles de route et planification détaillée des projets et chantiers;
• Plan de mise en production et d’opérationnalisation;
• Manuels d’organisation du projet (MOP);
• Registres (points de suivi, points de décision, risques et bénéfices);
• Demandes d’autorisation pour projets d’investissement (DAPI, incluant son montage financier s’il y a lieu);
• Demandes de modification – changements (DDM, incluant son montage financier s’il y a lieu); Sommaires exécutifs;
• Présentations de démarrage, de suivi ou autres permettant d’appuyer les projets;
• Présentations exécutives suscitant les orientations et/ou les prises de décisions;
• Ordre du jour et comptes-rendus de rencontres de suivi, d’ateliers de travail ou autres, particulièrement avec les partenaires externes;
• Documents de nature stratégique avec une perspective affaires et TI;
• Documents d’orientation (avis-conseil, recommandations, rapports d’affaires, d’études de positionnement et d’architecture, etc.);
• Carnets de produits dans AzureDevops (fonctionnalités – planification par cycle);
• Rapports de gestion (bimensuels, mensuels, trimestriels, etc.) et tableaux de bord intégrés;
• Bilan de projet.

Attentes minimales :

• Posséder un diplôme d’études universitaires de 1er cycle requérant trois (3) années de scolarité dans un domaine pertinent (TI, administration, gestion, etc.), ou l’équivalent.
• Posséder un minimum de douze (12) années d’expérience dans l’exercice de fonctions en gestion de projet affaires et dans le domaine des technologies de l’information dans une ou des organisations d’envergure comparable à la Société (voir clause RÈGLES;
• Avoir agi à titre de chargé de projet principal dans au moins:

– Trois (3) mandats d’au moins 200 jours-personne dans trois (3) projets différents en                technologies de l’information. Chaque projet doit comporter un effort minimal de 5                  000 jours-personnes et au moins un de ceux-ci doivent avoir été terminé dans les                  cinq (5) dernières années;

– Deux (2) mandats d’au moins 200 jours-personne dans deux (2) projets différents                   en gestion de projets de nature affaires. Chaque projet doit comporter un effort                       minimal de 5 000 jours-personnes et au moins un de ceux-ci doit avoir été terminé                 dans les cinq (5) dernières années;

• Posséder minimalement le nombre d’années d’expérience suivant :

– Quatre (4) années d’expérience en gestion stratégique, direction d’organisation,                      gestion des partenariats et/ou accompagnement exécutif;

– Trois (3) années d’expérience à titre de chargé de projet principal impliquant la                       gestion de partenaires ou de collaborateurs externes à l’organisation cliente, et au                   moins une intervention doit avoir été terminée dans les cinq (5) dernières années;

– Deux (2) années d’expérience à titre de chargé de projet principal dans le cadre                     d’un ou de plusieurs projets impliquant un volet de gestion contractuelle avec                         prestataire de services majeur ou avec entente inter-gouvernementale, et au moins                 une intervention doit avoir été terminée dans les cinq (5) dernières années;

– Deux (2) années d’expérience en transformation organisationnelle et numérique                       dans une ou des organisations d’envergure comparable à la Société;

• Posséder au moins trois (3) années d’expérience à titre de chargé de projet principal dans la réalisation de projets impliquant :

– Une démarche de gestion de projet structurée et respectant les meilleures pratiques               gouvernementales, notamment en ce qui concerne la reddition de comptes;

– Des approches structurées de pratiques et des normes reconnues et ce, autant en               termes de référentiels et méthodes d’analyse (Swebok, Mareva, etc.) qu’en termes de             cadres de gouvernance ou modèles d’évaluation (COBIT, CMMI, VAL-IT, etc.) ou                     qu’en termes de méthodologie de développement, de gestion de projet ou de                       portefeuille (PMBok, Macroscope, LPM, RUP, etc.);

– Un contexte de livraison utilisant une approche Agile (Scrum, SAFe, etc.);

• Posséder au moins deux (2) années d’expérience dans un environnement de gestion impliquant :
• L’utilisation du logiciel de gestion de projet SGPE (EPM/Project Server, Ms-Project) et ce, au cours des cinq (5) dernières années;
• L’utilisation de progiciels de gestion de livraison collaboratif (Azur DevOps, Jira, etc.) et ce, au cours des cinq (5) dernières années;
• Posséder une certification ou formation reconnue en gestion de projet (ex : PMP, CAPM, PgPM, Prince2, PM2, CPD, IPMA, maitrise en gestion de projet ou autre). Fournir une copie de cette formation ou certification.

Attentes supplémentaires souhaitables

• Être intervenu à titre de conseiller stratégique en gestion de projet auprès de hauts dirigeants (Conseil d’administration, Comité stratégique, Ministre, Sous-Ministre, PDG, Vice-présidence).