Ce mandat est effectué en mode HYBRIDE (2 jours/semaine au bureau de Québec). La durée de ce mandat est de 36 mois.

Rôle :

Le principal rôle de l’analyste en planification et contrôle senior est de supporter le chargé de projet dans la gestion des projets de haute complexité, principalement au niveau du suivi de projet, de la production des tableaux de bord de gestion et des indicateurs de performance. Il fournit également l’expertise au niveau de l’utilisation des outils de gestion de projets et effectue le suivi de la logistique entourant les projets et les activités du client. Il est appelé parfois à remplacer le chargé de projet dans des rencontres et des suivis.

Activités à réaliser:

• Collaborer et faire l’assurance de la qualité des présentations exécutives;
• Collaborer à la production et à la diffusion des présentations, des statistiques, des rapports ou autre documentation nécessaires aux différents comités et instances décisionnelles notamment pour les redditions de compte, les rapports financiers, les risques et les enjeux des projets ou des programmes;
• Mettre en place les modalités de la gestion de projets, en utilisant les outils en vigueur en accord avec le cadre de gestion de projets en place au Ministère;
• Soutenir les chargés de projet dans leurs activités de gestion pour tout élément opérationnel pertinent à la planification des projets dans l’outil de planification en place du Ministère:
• Élaborer, mettre à jour et optimiser les plans de projets, (diagrammes de Gantt, échéancier, budget, ressources, livrables);
• Configurer, établir les indicateurs clés de performance et suivre le plan de projet;
• Analyser l’avancement des activités;
• Assurer un support administratif aux ressources opérationnelles du projet en utilisant les processus et outils mis en place par le Ministère;
• Compléter et tenir à jour les différents registres;
• Participer à la préparation, assister aux rencontres et réaliser des ordres du jour et des comptes rendus des différents comités de projet;
• Préparation et diffusion de communiqué (sous format exécutif) destiné à l’équipe de projet et à la direction;
• Répond à toutes demandes ad hoc urgentes pour de nouveaux rapports, de nouvelles présentations ou toutes autres demandes et ce, dans des délais très courts nécessitant parfois un débordement sur l’horaire de travail;
• Faire la qualité des documents professionnels destinés aux hauts gestionnaires.
• S’assurer que la gestion documentaire du projet est conforme aux règles et aux normes du Ministère;
• Participer aux activités de reddition de comptes (rédaction des rapports mensuels de suivi de projet, tableaux de bord, suivi des factures des projets etc.);
• Mettre à jour la planification MS Project, suivre les efforts (JP) et le budget réel, le reste à faire, la projection à chaque mois, le trimestre et l’annuel;
• Répondre aux demandes du BPM et l’équipe du pilotage MS Project du Ministère;
• Collaborer à la planification budgétaire et financière du projet annuelle et d’en effectuer le suivi mensuel et trimestriel tout en ayant une connaissance financière appropriée (dialogue fréquent avec l’équipe des finances);
• Préparer des guides ou des documents de support lorsque requis pour faciliter le travail de l’équipe de projet;
• Fournir et suivre les dépenses réelles et les dépenses prévues;
• Documenter et justifier les écarts;
• Collaborer pour la conciliation SAGIR versus MS Project.

Biens livrables :

L’analyste en planification et contrôle senior devra rédiger les différents livrables relatifs à la gestion de projets en collaboration avec le chargé de projets tels que :

• Planification détaillée incluant la structure des équipes et leurs responsabilités respectives;
• Rapport d’avancement hebdomadaire et mensuel;
• Registre de points en suspens;
• Registre des enjeux;
• Registre des ressources humaines;
• Registre des biens livrables;
• Registre de demandes de changement;
• Demandes de changement;
• Ordre du jour et comptes rendus d’ateliers et de réunions;
• Registre des activités réalisées et à venir pour chaque période;
• Planification budgétaire détaillée;
• Communication à l’équipe des projets;
• Plan de transfert de connaissance (lors d’un départ d’une ressource);
• Bilan de clôture;
• Tout autre bien livrable requis dans le cadre de ce type de travaux.

Exigences :

1. Détenir un diplôme universitaire de premier cycle (baccalauréat) en gestion des projets, informatique, administration des affaires ou dans un domaine connexe.
2. Avoir dix (10) années d’expérience en planification et contrôle de gestion de projets ou de programmes ou de portefeuille en projets de technologie de l’information. Cette expérience doit avoir été acquise dans des mandats ayant eu une durée minimale de trois (3) mois.
3. Dans les huit (8) dernières années, avoir réalisé deux (2) mandats à titre d’analyste en planification et contrôle dans le domaine des technologies de l’information dont l’envergure minimal de 3 000 j-p., chacun et avoir produit tous les biens livrables suivants pour chacun des mandats :
   • Planification de projet;
   • Mise à jour de plans;
   • Rapport budgétaire et financier;
   • Production de rapports de suivis hebdomadaires et mensuels;
   • Ordre du jour et compte rendu de réunion;
   • Présentation exécutive.
4. Dans les cinq (5) dernières années, avoir réalisé des projets en TI en tant qu’analyste en planification et contrôle dans un organisme public ou similaire*** au Ministère dans un (1) mandat d’une envergure minimale de 2 000 j-p.
5. Dans les huit (8) dernières années, avoir réalisé un (1) mandat d’une envergure minimale de 4 000 j-p d’une durée d’un (1) an minimum avec Microsoft Excel (tableau croisé dynamique et base de données).
6. Dans les huit (8) dernières années, avoir réalisé deux (2) mandats d’une envergure minimale de 4 000 j-p avec les outils de planification de projets tels que MS Project ou Microsoft Portfolio Management. Ces mandats doivent avoir une durée minimalement d’un (1) an chacun.
7. Dans les huit (8) dernières années, avoir réalisé deux (2) mandats d’une envergure minimale de 2 000 j-p en suivi de gestion budgétaire ou financière. Ces mandats doivent avoir une durée minimalement d’un (1) an chacun.
8. Dans les cinq (5) dernières années, avoir utilisé Power BI dans la création, modification et génération de rapports et de tableaux pour la gestion des projets.
9. Avoir deux (2) années d’expérience en lien avec l’implantation et l’amélioration de processus, méthodes et outils de gestion de projets.