Ce mandat est effectué en mode HYBRIDE (2 jours/semaine au bureau de Québec). La durée de ce mandat est de 36 mois.

Rôle :

Le principal rôle de l’analyste en planification et contrôle intermédiaire est de supporter le chargé de projet et assurer le contrôle de la qualité dans la gestion des projets opérationnels ou des projets de faible à moyenne complexité, principalement au niveau du suivi de projet, de la production des tableaux de bord, du contrôle des biens livrables de gestion ainsi que des indicateurs de performance. Il fournit également l’expertise au niveau de l’utilisation des outils de gestion de projets, effectue le suivi de la logistique entourant les projets et les activités du client.

Activités à réaliser:

• Mettre en place les modalités de la gestion de projets, en utilisant les outils en vigueur en accord avec le cadre de gestion de projets en place au Ministère;
• Soutenir les chargés de projet ou les chefs d’équipes dans leurs activités de gestion pour tout élément opérationnel pertinent à la planification des projets;
• Appuyer les chargés de projets et les chefs d’équipe dans l’élaboration, la mise à jour et l’optimisation du plan de projet (diagrammes de Gantt, échéancier, budget, ressources, livrables) dans les outils en place du BPM;
• Configurer, établir les indicateurs clés de performance et suivre le plan de projet;
• Analyser l’avancement des activités;
• Participer aux activités de reddition de comptes (rédaction des rapports mensuels de suivi de projet, tableaux de bord, suivi des factures des projets, etc.);
• Effectuer l’assurance qualité, la vérification et le contrôle de tous les biens livrables de gestion de projets;
• Répondre aux demandes du BPM et l’équipe du pilotage MS Project du Ministère;
• Effectuer toute autre activité de support requise dans le cadre des travaux;
• S’assurer que la gestion documentaire du projet est conforme aux règles et normes du Ministère;
• Suivre les jalons, les livrables et les dépendances entre les activités;
• Assurer un support administratif aux ressources opérationnelles du projet en utilisant les processus et les outils mis en place par le BPM tels que :
• Compléter et tenir à jour les différents registres;
• Participer à la préparation, assister aux rencontres et réaliser les comptes rendus des différents comités de projet;
• Participer à l’élaboration du budget de projet;
• Fournir et suivre les dépenses réelles versus prévues;
• Appuyer la préparation des prévisions budgétaires révisées;
• Documenter et justifier les écarts;
• Collaborer pour la conciliation SAGIR versus MS Project.

Biens livrables :

L’analyste en planification et contrôle intermédiaire devra rédiger les différents livrables relatifs à la gestion de projets en collaboration avec le chargé de projets tels que :

• Planification détaillée incluant la structure des équipes et leurs responsabilités respectives;
• Rapport d’avancement hebdomadaire et mensuel;
• Registre de points en suspens;
• Registre des enjeux;
• Registre des ressources humaines;
• Registre des biens livrables;
• Registre de demandes de changement;
• Demandes de changement;
• Ordre du jour et comptes rendus d’ateliers et de réunions;
• Registre des activités réalisées et à venir pour chaque période;
• Plan de transfert de connaissance (lors d’un départ d’une ressource);
• Bilan de clôture;
• Tout autre bien livrable requis dans le cadre de ce type de travaux.

Exigences :

1. Détenir un diplôme universitaire de premier cycle (baccalauréat) en informatique, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
2. Avoir six (6) années d’expérience en planification et contrôle de gestion de projets ou programmes ou portefeuille en projets de technologie de l’information. Cette expérience doit avoir été acquise dans des mandats ayant eu une durée minimale de six (6) mois.
3. Dans les six (6) dernières années, avoir une expérience pratique avec les outils de planification de projets tels que MS Project Online ou Microsoft Portfolio Management dans deux (2) mandats d’une envergure minimale de 1 000 j-p. Cette expérience doit avoir été acquise dans des mandats ayant eu une durée minimale de deux (2) années chacune.
4. Dans les six (6) dernières années, avoir réalisé deux (2) mandats à titre d’analyste en planification et contrôle dans le domaine des technologies de l’information d’une envergure minimale de 1 000 j-p. chacun, et avoir produit tous les biens livrables suivants pour chacun des deux (2) mandats :
   • Planification de projet;
   • Mise à jour de plans;
   • Rapport budgétaire et financier;
   • Production de rapports de suivis mensuels;
   • Ordre du jour et compte rendu de réunion;
   • Présentation PowerPoint.
5. Dans les deux (2) dernières années avoir réalisé des projets en TI, en tant qu’analyste en planification et contrôle dans un organisme public ou d’organisation similaire*** au Ministère dans un (1) mandat d’une envergure minimale de 1 000 j-p.
6. Dans les six (6) dernières années, avoir réalisé un (1) mandat d’une envergure minimale de 1 000 j-p en suivi de gestion budgétaire ou financière d’une durée minimale d’un (1) an.
7. Dans les quatre (4) dernières années avoir réalisé un mandat d’une envergure minimale de 1 000 j-p avec Power BI.
8. Dans les trois (3) dernières années, avoir réalisé un mandat d’une envergure minimale de 1 000 j-p d’une durée d’un (1) an avec Microsoft Excel (tableau croisé dynamique et base de données).